Privacy Policy

Last updated: 9 October 2026 · Applies to the AILETIC app (iOS, Android, Web) and ailetic.app

1. Controller

Peer Vincent Stubbe
Sole Proprietor (Živnost)
U Demartinky 1791/4
15000 Prague
Czech Republic

Email: info@ailetic.de
Phone: +49 179 4377 955
VAT ID: CZ9309041489

For any question about this policy or your personal data, contact us at info@ailetic.de. We answer data protection requests within 30 days.

2. What data we process

Category	Examples	Why
Account data	Name, email address, password (stored hashed by Firebase Authentication), role (player, coach, admin), club and team membership	To create and secure your account and to grant you access to your club and teams
Player profile & performance data	Playing position, age group, physical attributes such as height and weight, self-assessments, training and match statistics, ability profile scores, challenge and quiz results, attendance and RSVP data	To generate your training analyses, ability profile and personalised recommendations
Photos and videos	Training and match videos you upload, images of timetables or schedules you scan, profile pictures	To perform the AI video analysis and the features you request
Audio data	Voice input during the optional AI onboarding call and voice notes you record for match reports	To transcribe and process what you say so the feature works. Audio is processed only when you actively start a call or a recording.
Chat content	Messages you exchange with the AI mentor, feedback and evaluations written by coaches	To provide the mentoring feature and to keep your conversation history
Usage data	IP address, device and browser information, app version, log files, feature usage and interaction events, crash data	To operate the service securely, fix errors and understand which features are used
In-app usage analytics	Which screens and features you use, when and for how long; device type and app version; and the details of the actions you take — for example which player, team or event an action concerns, event titles, reasons given when declining an event, and the text of ratings and feedback written by coaches; also errors and loading times you run into, and the ratings (👍/👎) and comments you give us via the in-app feedback. Messages with the AI mentor are not part of this.	To understand how coaches and players use AILETIC, improve features and help with support requests. Only AILETIC's own administrators can see this data; it is not shared with clubs, other users or third parties.
Location data	Your device's approximate location, rounded to about 1 km. It is only requested when you tap "My location" or "Use my current location" in the coach marketplace.	To show coaches near you, sort them by distance and, as a coach, fill in your postcode. The location is used for that single request only and is not stored.
Marketplace profile (coaches)	Name, profile picture, title, description, postcode and town, offers and prices, qualifications, contact details you choose to publish, introduction video, reviews and enquiries received	To make your coach profile visible to signed-in users in the marketplace. The map only shows the approximate area of your postcode, never your address.
Push notification data	Device push token, notification preferences per category	To deliver the notifications you have enabled
Payment data	Subscription status, billing email, payment identifiers	To process your subscription. Card details are entered on Stripe's systems and are never stored by us.

3. Purposes and legal bases (GDPR Art. 6)

Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) — creating and running your account, delivering the AI analyses, mentoring, club and team management and calendar features, and handling your subscription.
Legitimate interests (Art. 6(1)(f)) — keeping the service secure and stable, preventing abuse, diagnosing errors, and improving the product, including the in-app usage analytics described above. Our interest is running a functional and safe service and developing it based on how it is actually used. You can object to the usage analytics at any time by switching off "Usage analytics" under Profile → Account → Data & privacy; from then on, nothing new is recorded.
Consent (Art. 6(1)(a)) — optional analytics, push notifications, microphone and camera access, and any processing you actively trigger such as the AI onboarding call. You can withdraw consent at any time in the app's settings or in your device settings, with effect for the future.
Legal obligation (Art. 6(1)(c)) — retaining invoices and accounting records.

Coach marketplace: publishing a coach profile and the location search are performed at your request (Art. 6(1)(b)). Publishing a profile is voluntary and can be undone at any time. The app only reads your location after you have allowed it in your device settings, where you can revoke access at any time.

Special note on health and fitness data: attributes such as height, weight and fitness metrics are processed solely to compute your sporting ability profile and are provided by you voluntarily. We do not use them for any medical purpose, and we do not share them with insurers, employers or advertisers. Free-text entries such as the reason for declining an event can contain health information (for example "injured"); please only enter what is needed. Such texts are also recorded in the usage analytics described above.

4. Automated processing by AI

AILETIC uses AI models to analyse your uploaded videos, transcribe voice input, generate mentoring answers, score challenges and produce training recommendations. The content you submit is sent to Google's Gemini API for that purpose. These analyses are supportive recommendations only; they have no legal effect on you and produce no similarly significant effect within the meaning of GDPR Art. 22. You can always ask a human — contact us at info@ailetic.de — and you are free to disregard any recommendation.

5. Recipients and processors

We only share data with service providers that process it on our behalf under a data processing agreement:

Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase (Authentication, Firestore, Cloud Storage, Cloud Messaging, Analytics, Hosting). Data is stored in the European Union.
Google — Gemini API, for the AI analysis of videos, images, audio and text described above.
Stripe Payments Europe, Ltd., for subscription payments and invoicing.
netcup GmbH (Germany), for server hosting of the backend.
Apple Inc. and Google LLC, for delivering push notifications to your device.

Some of these providers may process data outside the European Economic Area, in particular in the United States. Such transfers are covered by the European Commission's Standard Contractual Clauses and, where applicable, the EU–US Data Privacy Framework. We do not sell your personal data, and we do not use it for third-party advertising.

Map display: When you open the map view in the coach marketplace, the app loads map images directly from OpenFreeMap, operated by Hyperknot Software Kft. (Hungary). This transmits your IP address and the map area being displayed to OpenFreeMap; without it the map cannot be shown. According to its privacy policy, OpenFreeMap does not log IP addresses by default and uses no cookies, and may use Cloudflare as a content delivery network. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is offering a map-based coach search without a commercial map service. The map is only loaded when you actively open the map view.

6. Retention

Account, profile and performance data: for as long as your account exists.
Uploaded videos and images: until you delete them, or until your account is deleted.
Voice input: processed to produce a transcript or result; the audio itself is not retained as a permanent recording.
Device location: not stored; it is only used to answer the search request it was sent with.
Marketplace profile: until you delete it or your account is deleted. Unpublishing hides it immediately.
In-app usage analytics: individual events are deleted automatically after 13 months, and immediately when your account is deleted. Only anonymous totals (e.g. number of active users per day) are kept beyond that.
Feedback you give in the app (ratings and comments): until you delete your account.
Server and security logs: normally up to 90 days.
Invoices and accounting records: as required by tax law, generally up to 10 years.

When you delete your account, your personal data is deleted or irreversibly anonymised, except where we are legally required to keep it.

7. Deleting your account

You can delete your account and its data at any time, directly in the app:

Open Profile
Go to Account
Choose Delete account and confirm

This permanently removes your account, profile, uploads and analyses. If you cannot access the app, send a deletion request from your registered email address to info@ailetic.de and we will delete your account within 30 days.

8. Children and young players

AILETIC is used by youth teams. Users under 16 may only use the app with the consent of a parent or legal guardian, who must set up the account and accept this policy on the child's behalf. We do not knowingly collect data from children under 16 without such consent. Coaches and club administrators are responsible for having a lawful basis for the player data they enter. If you believe a child has registered without consent, contact us at info@ailetic.de and we will delete the account.

9. Your rights

Access to your data (Art. 15)
Rectification of inaccurate data (Art. 16)
Erasure (Art. 17)
Restriction of processing (Art. 18)
Data portability (Art. 20)
Objection to processing based on legitimate interests (Art. 21)
Withdrawal of consent at any time, with effect for the future (Art. 7(3))

To exercise any of these rights, write to info@ailetic.de. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, for example the Czech Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů) or the authority where you live.

10. Security

Data is transmitted over TLS-encrypted connections and stored on access-controlled infrastructure. Access to production data is restricted to people who need it to operate the service. Passwords are never stored in plain text.

11. Changes to this policy

We may update this policy when the service changes or the law requires it. The current version is always available at ailetic.app/privacy. Significant changes will be announced in the app.

Datenschutzerklärung

Stand: 9. Oktober 2026 · Gilt für die AILETIC App (iOS, Android, Web) und ailetic.app

1. Verantwortlicher

Peer Vincent Stubbe
Einzelunternehmer (Živnost)
U Demartinky 1791/4
15000 Prag
Tschechien

E-Mail: info@ailetic.de
Telefon: +49 179 4377 955
USt-ID: CZ9309041489

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu deinen Daten erreichst du uns unter info@ailetic.de. Datenschutzanfragen beantworten wir innerhalb von 30 Tagen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kategorie	Beispiele	Wozu
Kontodaten	Name, E-Mail-Adresse, Passwort (von Firebase Authentication gehasht gespeichert), Rolle (Spieler, Trainer, Admin), Vereins- und Teamzugehörigkeit	Um dein Konto anzulegen und abzusichern und dir Zugang zu deinem Verein und deinen Teams zu geben
Spielerprofil & Leistungsdaten	Position, Altersklasse, körperliche Angaben wie Größe und Gewicht, Selbsteinschätzungen, Trainings- und Spielstatistiken, Fähigkeitenprofil, Challenge- und Quiz-Ergebnisse, Teilnahme- und Zusagedaten	Um deine Trainingsanalysen, dein Fähigkeitenprofil und persönliche Empfehlungen zu erstellen
Fotos und Videos	Von dir hochgeladene Trainings- und Spielvideos, gescannte Stunden- oder Trainingspläne, Profilbilder	Für die KI-Videoanalyse und die von dir angeforderten Funktionen
Audiodaten	Spracheingaben im optionalen KI-Onboarding-Gespräch und Sprachnotizen für Spielberichte	Um das Gesagte zu transkribieren und zu verarbeiten. Audio wird nur verarbeitet, wenn du ein Gespräch oder eine Aufnahme aktiv startest.
Chat-Inhalte	Nachrichten mit dem KI-Mentor, Feedback und Bewertungen von Trainern	Um die Mentoring-Funktion bereitzustellen und deinen Verlauf zu speichern
Nutzungsdaten	IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, App-Version, Logfiles, Nutzungs- und Interaktionsereignisse, Absturzdaten	Um den Dienst sicher zu betreiben, Fehler zu beheben und die Nutzung von Funktionen zu verstehen
Nutzungsanalyse in der App	Welche Bildschirme und Funktionen du wann und wie lange nutzt, Gerätetyp und App-Version sowie die Angaben zu deinen Aktionen – etwa welchen Spieler, welches Team oder welchen Termin eine Aktion betrifft, Termintitel, Begründungen bei Absagen und die Texte von Bewertungen und Feedback durch Trainer; außerdem Fehler und Ladezeiten, auf die du stößt, sowie Bewertungen (👍/👎) und Kommentare, die du uns über die Feedback-Funktion in der App gibst. Nachrichten mit dem KI-Mentor gehören nicht dazu.	Um zu verstehen, wie Trainer und Spieler AILETIC nutzen, Funktionen zu verbessern und bei Support-Anfragen zu helfen. Einsehen können diese Daten nur die Administratoren von AILETIC; sie werden nicht an Vereine, andere Nutzer oder Dritte weitergegeben.
Standortdaten	Ungefährer Standort deines Geräts, auf etwa 1 km gerundet. Er wird nur abgefragt, wenn du im Coach-Marktplatz „Mein Standort“ oder „Aktuellen Standort verwenden“ antippst.	Um dir Coaches in deiner Nähe zu zeigen, nach Entfernung zu sortieren und als Coach die eigene PLZ auszufüllen. Der Standort wird nur für diese eine Anfrage verwendet und nicht gespeichert.
Marktplatz-Profil (Coaches)	Name, Profilbild, Titel, Beschreibung, PLZ und Ort, Angebote und Preise, Qualifikationen, von dir veröffentlichte Kontaktdaten, Vorstellungsvideo, erhaltene Bewertungen und Anfragen	Um dein Coach-Profil für angemeldete Nutzer im Marktplatz sichtbar zu machen. Auf der Karte erscheint nur der ungefähre Bereich deiner PLZ, nie deine Adresse.
Push-Daten	Push-Token des Geräts, Benachrichtigungseinstellungen je Kategorie	Um dir die von dir aktivierten Benachrichtigungen zuzustellen
Zahlungsdaten	Abo-Status, Rechnungs-E-Mail, Zahlungskennungen	Zur Abwicklung deines Abos. Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben und niemals von uns gespeichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — Anlegen und Betrieb deines Kontos, Bereitstellung der KI-Analysen, des Mentorings, der Vereins-, Team- und Kalenderfunktionen sowie Abwicklung deines Abos.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Sicherheit und Stabilität des Dienstes, Missbrauchsprävention, Fehlerdiagnose und Produktverbesserung, einschließlich der oben beschriebenen Nutzungsanalyse in der App. Unser Interesse liegt im Betrieb eines funktionierenden und sicheren Dienstes und in seiner Weiterentwicklung anhand der tatsächlichen Nutzung. Der Nutzungsanalyse kannst du jederzeit widersprechen, indem du unter Profil → Konto → Daten & Privatsphäre den Schalter „Nutzungsanalyse“ ausschaltest; ab dann wird nichts Neues mehr erfasst.
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — optionale Analyse, Push-Benachrichtigungen, Mikrofon- und Kamerazugriff sowie jede von dir aktiv ausgelöste Verarbeitung wie das KI-Onboarding-Gespräch. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den App- oder Geräteeinstellungen widerrufen.
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen.

Coach-Marktplatz: Das Veröffentlichen eines Coach-Profils und die Standortsuche erfolgen auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Das Veröffentlichen ist freiwillig und lässt sich jederzeit rückgängig machen. Auf deinen Standort greift die App nur zu, nachdem du ihn in den Geräteeinstellungen freigegeben hast; dort kannst du die Freigabe jederzeit wieder entziehen.

Hinweis zu Gesundheits- und Fitnessdaten: Angaben wie Größe, Gewicht und Fitnesswerte werden ausschließlich zur Berechnung deines sportlichen Fähigkeitenprofils verarbeitet und von dir freiwillig angegeben. Sie werden nicht zu medizinischen Zwecken genutzt und nicht an Versicherungen, Arbeitgeber oder Werbetreibende weitergegeben. Freitexte wie die Begründung einer Absage können Gesundheitsangaben enthalten (etwa „verletzt“); bitte gib nur an, was nötig ist. Solche Texte werden auch in der oben beschriebenen Nutzungsanalyse erfasst.

4. Automatisierte Verarbeitung durch KI

AILETIC nutzt KI-Modelle, um deine hochgeladenen Videos zu analysieren, Spracheingaben zu transkribieren, Mentoring-Antworten zu erzeugen, Challenges zu bewerten und Trainingsempfehlungen zu erstellen. Die von dir übermittelten Inhalte werden dafür an die Gemini-API von Google übergeben. Diese Analysen sind unterstützende Empfehlungen; sie entfalten dir gegenüber keine rechtliche Wirkung und keine ähnlich erhebliche Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Du kannst dich jederzeit an einen Menschen wenden (info@ailetic.de) und jede Empfehlung ignorieren.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten ausschließlich an Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten:

Google Ireland Ltd. / Google LLC — Firebase (Authentication, Firestore, Cloud Storage, Cloud Messaging, Analytics, Hosting). Die Speicherung erfolgt in der Europäischen Union.
Google — Gemini API, für die oben beschriebene KI-Analyse von Videos, Bildern, Audio und Text.
Stripe Payments Europe, Ltd., für Abo-Zahlungen und Rechnungsstellung.
netcup GmbH (Deutschland), für das Server-Hosting des Backends.
Apple Inc. und Google LLC, für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen.

Einzelne Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Solche Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit einschlägig, durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Wir verkaufen deine Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung Dritter.

Kartendarstellung: Wenn du im Coach-Marktplatz die Kartenansicht öffnest, lädt die App Kartenbilder direkt von OpenFreeMap, betrieben von der Hyperknot Software Kft. (Ungarn). Dabei werden deine IP-Adresse und der angezeigte Kartenausschnitt an OpenFreeMap übertragen; ohne diese Übertragung lässt sich die Karte nicht anzeigen. Laut eigener Datenschutzerklärung protokolliert OpenFreeMap IP-Adressen standardmäßig nicht, setzt keine Cookies und kann Cloudflare als Content-Delivery-Netzwerk einsetzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine kartenbasierte Coach-Suche ohne kostenpflichtigen Kartendienst. Die Karte wird nur geladen, wenn du die Kartenansicht aktiv öffnest.

6. Speicherdauer

Konto-, Profil- und Leistungsdaten: solange dein Konto besteht.
Hochgeladene Videos und Bilder: bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird.
Spracheingaben: werden zur Erzeugung eines Transkripts oder Ergebnisses verarbeitet; das Audio selbst wird nicht als dauerhafte Aufnahme aufbewahrt.
Gerätestandort: wird nicht gespeichert, sondern nur zur Beantwortung der Suchanfrage verwendet, mit der er gesendet wurde.
Marktplatz-Profil: bis du es löschst oder dein Konto gelöscht wird. Wenn du es auf unsichtbar stellst, ist es sofort nicht mehr zu sehen.
Nutzungsanalyse in der App: einzelne Ereignisse werden nach 13 Monaten automatisch gelöscht, bei Löschung deines Kontos sofort. Darüber hinaus bleiben nur anonyme Summen (z. B. Anzahl aktiver Nutzer pro Tag).
Feedback, das du uns in der App gibst (Bewertungen und Kommentare): bis zur Löschung deines Kontos.
Server- und Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 90 Tage.
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: nach steuerrechtlichen Vorgaben, in der Regel bis zu 10 Jahre.

Bei Löschung deines Kontos werden deine personenbezogenen Daten gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Konto löschen

Du kannst dein Konto und deine Daten jederzeit direkt in der App löschen:

Profil öffnen
Zu Konto wechseln
Konto löschen wählen und bestätigen

Damit werden Konto, Profil, Uploads und Analysen dauerhaft entfernt. Falls du keinen Zugriff auf die App hast, sende uns eine Löschanfrage von deiner registrierten E-Mail-Adresse an info@ailetic.de; wir löschen dein Konto dann innerhalb von 30 Tagen.

8. Kinder und jugendliche Spieler

AILETIC wird von Jugendmannschaften genutzt. Nutzer unter 16 Jahren dürfen die App nur mit Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten verwenden; diese Person muss das Konto einrichten und diese Erklärung stellvertretend akzeptieren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren ohne eine solche Einwilligung. Trainer und Vereinsadministratoren sind dafür verantwortlich, dass für die von ihnen eingegebenen Spielerdaten eine Rechtsgrundlage besteht. Wenn du vermutest, dass sich ein Kind ohne Einwilligung registriert hat, schreib uns an info@ailetic.de — wir löschen das Konto.

9. Deine Rechte

Auskunft über deine Daten (Art. 15)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
Löschung (Art. 17)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung dieser Rechte schreib an info@ailetic.de. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, etwa beim tschechischen Amt für Datenschutz (Úřad pro ochranu osobních údajů) oder bei der Behörde an deinem Wohnort.

10. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt über TLS-verschlüsselte Verbindungen, die Speicherung auf zugriffsbeschränkter Infrastruktur. Der Zugriff auf Produktivdaten ist auf Personen beschränkt, die ihn zum Betrieb des Dienstes benötigen. Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert oder das Gesetz es erfordert. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter ailetic.app/privacy. Über wesentliche Änderungen informieren wir in der App.